成功代理项目经理赢得备用金案件，为项目经理挽回百万损失

一、案情简介

李某系安徽某建筑公司聘用制项目经理，负责某一项目的现场管理。施工期间，李某自公司处陆续领取施工备用金63万元，并自行对外作出相应支出。施工完毕一段时间后，公司以李某未报销支出单据为由要求李某返还相应备用金，并据此向合肥市劳动人事争议仲裁委员会提起仲裁。

二、争议焦点

经开庭审理，本案的争议焦点为：备用金的支出需要什么条件，如何进行核销。

三、律师代理思路

针对现行建筑市场的实际情况，经与委托人沟通、核实后确定该案的代理思路为：备用金已经全部用于案涉工程相应款项的对外支出，并就此收集各类付款凭证和做好统计工作；未能核销系公司故意不承认相关支付凭证所致。

四、案件结果概述

仲裁员认为：关于被申请人是否应返还工程备用金的问题。备用金（petty cash）一般是指企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。涉及本案中关于建筑企业的备用金指的是建筑企业在施工过程中预付给内部非独立核算单位供日常开支、差旅费、零星采购等用途的备用周转款项。通常指定专人负责管理，按规定用途使用，不得转借他人或挪作他用，用后在规定期限内报销。在本案庭审中，被申请人李某提供的各类支付统计表和单据等证据证明被申请人已为工程施工实际将备用金使用完毕，备用金全部用于支付工资、机械费、清洁费、过路费、加油费、招待费和购买施工材料、办公用品等方面，且数额总计远已超过申请人所主张的630000元。在庭审中，申请人仅对部分所支出的费用认可，其他的部分却不认可。本委认为，被申请人李某作为工程项目的现场管理人的职务身份确实需要代表申请人为工程施工支出合理的费用，但是关于备用金具体用于施工的金额及合理性要进行核实及确认，但根据举证责任的分配原则，申请人在庭审时却并没有涉及备用金管理制度等相关材料，被申请人关于备用金的使用范围、开支权限、领款、报销手续及报销期限也没有明确的规定。被申请人已提供工程备用金支出的相关材料和票据，要求申请人予以审核报销，但申请人却没有提供证据来证明被申请人所提供的上述支付的相关费用单据并不是实际用于工程施工过程。根据《中华人民共和国劳动争议调解仲栽法》第六条规定：发生劳动争议，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。庭审时，申请人并未提供任何证据证明被申请人将所领取的备用金没有实际用于工程施工的事实。因此对申请人主张的被申请人返还工程备用金的请求，本委依法不予支持。

五、案例评析

本案的关键点在于李某领取的备用金是否用于了项目实际施工；公司对李某的备用金使用情况能否予以否认。

就李某领取的备用金是否用于了项目实际施工而言，其举证责任在李某，即李某应当举证证明其领取的备用金已经用于了项目实际施工及具体的数额。案件审理过程中，李某收集和举示了其领取的备用金对外的各类支付统计表和单据，就领取的备用金已经完全用于了项目实际施工，完成了自身举证责任。

就公司对李某的备用金使用情况能否予以否认，即要看李某的备用金使用情况是否符合公司的相应规章制度。据此，如公司要对李某的某些备用金使用情况予以否定，则应当举证证明李某的该笔备用金使用不符合公司的规则制度。就此在案件审理过程中，公司未能提供该证据，其应当承担举证不利的法律后果，即即使李某在使用备用金和核销备用金过程中存在部分瑕疵，但只要李某确实将备用金用于了项目施工，公司就应当予以核销。该案中仲裁员依据《中华人民共和国劳动争议调解仲栽法》第六条分配双方的举证责任，并依据举证责任进行裁决，其法律适用和裁决结果正确。

六、结语和建议

公司在日常经营活动中，为便于员工及时处理相关事宜，往往会提前支付一部分款项给员工以备用，待费用实际发生后再通过报销的方式予以核销。就此，作为公司层面，应当建立完善的备用金管理、使用及核销制度，使备用金的管理、使用及核销有制度可依。作为员工层面，在使用备用金时应当按公司制度进行使用，不得挪用；使用备用金对外支付后应当及时进行核销，防止因凭证丢失等造成的不必要损失。